L’Autorité des marchés publics (AMP) conclut que l’Université de Sherbrooke a contrevenu aux exigences de la Loi sur les contrats des organismes publics et au Règlement sur certains contrats d’approvisionnement des organismes publics (RCA) dans le cadre de quatre contrats de gré à gré totalisant environ 4,4 millions de dollars et visant l’acquisition de fournitures de laboratoire.
Recours au gré à gré de manière systématique
L’examen de l’AMP a permis de constater que l’Université n’a pas procédé à une évaluation rigoureuse et adéquate de ses besoins. Elle a multiplié les contrats de gré à gré auprès des mêmes fournisseurs, alors qu’elle aurait dû se questionner sur l’opportunité de procéder par appel d’offres en raison de l’ampleur des montants qui dépassaient les seuils. Ce faisant, elle a fermé le marché à la concurrence.
L’évaluation des besoins est une étape essentielle en matière de gestion contractuelle, puisqu’elle permet à un organisme public d’évaluer le type de biens à acquérir, la récurrence de ses besoins et les coûts engendrés, puis d’identifier la meilleure stratégie d’acquisition dans une optique de saine gestion des fonds publics.
Recours injustifié à une exception
L’Université a justifié son recours à des contrats de gré à gré en invoquant une exception prévue au RCA pour les biens acquis à des fins de recherche ou d’enseignement. Cependant, elle n’a pas démontré de manière précise et documentée que pour des raisons d’ordre technique ou scientifique, un seul fournisseur était possible et qu’il n’existait aucune solution de rechange ni aucun bien de remplacement. L’Université a d’ailleurs reconnu l’existence de produits alternatifs offerts par plusieurs entreprises.
L’AMP rappelle qu’un recours injustifié à cette exception nuit à l’équité des marchés publics, car il empêche d’autres entreprises qualifiées de proposer leurs produits et d’obtenir des contrats publics.
Recommandations
La planification rigoureuse des besoins et le respect des règles encadrant l’octroi de contrats publics sont essentiels à la transparence, à l’équité et à la saine gestion des fonds publics. L’AMP recommande donc aux dirigeants de l’Université de Sherbrooke :
- De procéder à une évaluation préalable rigoureuse et adéquate de ses besoins, puis d’élaborer une stratégie d’acquisition afin de répondre à ses besoins conformément au cadre normatif applicable.
- D’assurer la formation des membres de son personnel qui œuvrent en gestion contractuelle et de ceux impliqués dans la demande de biens quant aux exigences du cadre normatif.
L’Université dispose de 45 jours pour informer l’AMP des mesures prises pour donner suite à ces recommandations. La décision intégrale peut être consultée sur le site amp.quebec.
À propos de l’Autorité des marchés publics
L’AMP est une instance neutre et indépendante qui a pour mission de surveiller les marchés publics. Elle veille à ce que les organismes publics et municipaux respectent les règles encadrant l’octroi et l’exécution des contrats publics, et s’assure que les entreprises qui obtiennent ces contrats satisfont aux exigences élevées d’intégrité auxquelles le public est en droit de s’attendre. Objectif : la saine gestion des fonds publics.
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Pour information : Direction des affaires publiques et des communications
Autorité des marchés publics
418 888-7486