Québec, le 30 juillet 2026 – L’Autorité des marchés publics (AMP) ordonne au CSBE de résilier un contrat de services professionnels de soutien à la gestion conclu de gré à gré en mai 2026. Dans le cadre de ses activités de surveillance, l’AMP a constaté que depuis le 1er janvier 2022, le CSBE a attribué plus de 80 contrats de services professionnels, totalisant près de 6 M$, sans jamais procéder par appel d’offres public ni par appel d’offres sur invitation.
L’AMP a examiné deux de ces contrats en particulier - celui de soutien à la gestion et un autre portant sur des services en technologies de l’information (TI) - octroyés de façon répétitive aux mêmes prestataires pour des montants avoisinant le seuil d’appel d’offres public. Dans les deux cas, le CSBE n’a pas respecté ses obligations, et ce, à toutes les étapes du processus contractuel : planification des besoins, suivi de l’exécution des contrats et reddition de comptes.
Problèmes constatés
- Le CSBE a réparti ses besoins en plusieurs contrats de gré à gré dont le montant avoisinait le seuil d’appel d’offres. Il a ainsi pu conserver les mêmes prestataires d’année en année pour combler des besoins récurrents, alors qu’il aurait dû faire appel à la concurrence.
- Le CSBE a accordé de gré à gré le contrat de services TI, puis l’a renouvelé à cinq reprises, alors qu’aucun renouvellement n’était envisagé au départ. Quant au contrat de soutien à la gestion, le prestataire a vu son contrat renouvelé de gré à gré chaque année depuis 2021.
- Le CSBE n’a pas procédé à une évaluation adéquate de ses besoins, ni à une analyse du marché ou à une estimation des coûts avant d’octroyer ses contrats, ce qui contrevient au cadre normatif.
- L’AMP a relevé un échange interne traitant de stratégies visant à diminuer la valeur des contrats et de la possibilité d’ajouter un avenant pour dépenses supplémentaires. Le CSBE élaborait ainsi une stratégie pour éviter d’aller en appel d’offres, tout en atteignant le réel montant désiré.
- L’AMP a décelé des lacunes dans le suivi contractuel, entre autres quant à la facturation :
- Certaines factures ne présentaient pas de description précise ni de livrables clairement définis.
- Un prestataire de services a facturé des heures pour des activités liées au club social.
- Des frais de déplacement ont été facturés, alors que le contrat ne le prévoyait pas.
- Le CSBE a payé une facture avec un taux horaire erroné (130 $ au lieu de 115 $) ainsi que des factures sans référence à un numéro de contrat valide.
- Alors que le contrat était terminé, le CSBE a payé une facture de 127 heures qui ne présentait aucune description des travaux effectués.
Suivi du contrat de soutien à la gestion
En mai 2026, le CSBE a de nouveau octroyé un contrat de soutien à la gestion au même prestataire. La valeur du contrat incluant les options de renouvellement est de 264 000 $, soit au-dessus du seuil d’appel d’offres public. Pour se soustraire à ses obligations, le CSBE a cette fois invoqué qu’un appel d’offres ne servirait pas l’intérêt public, compte tenu de l’absence d’un marché concurrentiel viable et du risque pour la continuité des travaux scientifiques.
L’AMP conclut toutefois que ces motifs ne justifiaient pas l’absence d’un appel d’offres. Le CSBE a évité d’aller en appel d’offres malgré le fait que son besoin était récurrent et que des sommes importantes étaient en jeu. Une autre entreprise a d’ailleurs manifesté son intérêt dans le cadre du processus, ce qui démontre qu’une concurrence était possible.
Suivi du contrat TI
Le contrat TI a pris fin le 31 mars 2026. Le 5 mars, le CSBE a publié un avis d’appel d’intérêt qui a suscité des réponses et a donc décidé de procéder par appel d’offres pour combler ses besoins. Le CSBE a reçu cinq soumissions, qui sont en cours d’analyse. Le contrat a été prolongé entre-temps.
Ordonnance et recommandations
En regard des manquements constatés, l’AMP ordonne la résiliation du contrat de services professionnels de soutien à la gestion conclu de gré à gré en mai 2026 et identifié au SEAO sous le numéro de référence 20134860 et, le cas échéant, de combler son besoin en procédant par appel d’offres.
L’AMP recommande également au CSBE de renforcer ses pratiques pour mieux évaluer ses besoins, choisir le mode de sollicitation approprié et favoriser davantage la concurrence. Elle lui recommande aussi d’améliorer le suivi de l’exécution des contrats, la validation de la facturation et l’application uniforme de ses procédures. Enfin, le CSBE doit poursuivre la formation de son personnel pour assurer une meilleure maîtrise des règles de gestion contractuelle.
La décision intégrale peut être consultée sur le site amp.quebec.
À propos de l’Autorité des marchés publics
L’AMP est une instance neutre et indépendante qui a pour mission de surveiller les marchés publics. Elle veille à ce que les organismes publics et municipaux respectent les règles encadrant l’octroi et l’exécution des contrats publics, et s’assure que les entreprises qui obtiennent ces contrats satisfont aux exigences élevées d’intégrité auxquelles le public est en droit de s’attendre. Objectif : la saine gestion des fonds publics.
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Pour information : Stéphane Hawey
Direction des affaires publiques et des communications
Autorité des marchés publics
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