L’examen mené par l'Autorité des marchés publics visant à vérifier la nature et la justification des dépassements de coûts sur le projet de réaménagement et agrandissement du centre des transports d’Anjou (CTA), est terminé. Au terme de son examen, l’AMP fait certains constats.
Dans le cadre de ses activités de surveillance, l’AMP s’est intéressée, entre autres, aux projets désignés en annexe de la Loi concernant l’accélération de certains projets d’infrastructure (RLRQ, c. A-2.001). C’est ainsi que l’AMP a eu connaissance de dépenses supplémentaires au système électronique d’appel d’offres pour le projet du CTA, tant au niveau du contrat avec l’entrepreneur général, qu’au niveau de ceux avec les professionnels. C’est au regard de cette constatation que l’AMP a entamé un examen visant à vérifier la nature et justification des dépassements de coûts afin de valider s’il y a eu une évaluation préalable des besoins adéquate et rigoureuse.
La planification des besoins est une étape essentielle qui doit précéder tout processus d’octroi de contrats publics et être effectuée de façon adéquate et rigoureuse. C’est à cette étape qu’un organisme public se doit de déterminer l’ensemble des conditions qu’il jugera nécessaires au service qu’il désireobtenir. Ces conditions doivent être sans ambiguïté et former un tout cohérent dans l’objectif de favoriser la participation des entreprises intéressées au processus d’adjudication afin notamment d’obtenir des prix qui seront en cohérence avec la réalité de la prestation de service à effectuer.
La structure du bâtiment
L’AMP dénote que la SQI n’a pas procédé à une évaluation de la structure au moment de définir ses besoins puisque, selon la SQI, cette responsabilité revient aux concepteurs externes engagés au projet. La SQI effectue uniquement un constat visuel pour regarder la dégradation du bâtiment, développe une modélisation du projet, et exprime ses besoins dans le programme de construction, mais ne se substitue pas au travail attendu des concepteurs externes.
Dans le cadre de son examen, l’AMP retient que, comme aucune évaluation de la structure n’avait été faite par la SQI avant l’embauche des professionnels, le concept a dû être revu en cours de route, ce qui a apporté des modifications programmatiques à la portée prévue des travaux lors de la réalisation des plans et devis, générant ainsi des coûts supplémentaires.
Les délais dans l’obtention du permis de construction et impacts de la conduite d’eau
Lors du présent examen, l’AMP a constaté que la SQI a procédé à l’appel d’offres public (AOP) et à l’octroi du contrat à l’entrepreneur général (EG), alors que le permis de construction n’avait pas encore été délivré. Dans les documents d’AOP, il est indiqué que le soumissionnaire n’a pas la responsabilité d’obtenir le permis de construction. Au moment de l’AOP et de l’octroi du contrat avec l’EG, des échanges étaient en cours avec différents services municipaux, notamment le Service de l’eau et la Direction de l’épuration des eaux usées (DEEU), concernant les impacts des travaux d’agrandissement sur la conduite d‘eau existante. Cela étant, la SQI n’a pas suspendu l’AOP, ni reporté l’octroi du contrat à l’EG afin d’attendre l’obtention du permis de construction. Quelques jours suivant l’octroi du contrat à l’EG en août 2022, la SQI a été informée des réserves exprimées par la DEEU relativement à la transmission de charges sur la conduite. La SQI n’était alors pas en mesure de retirer l’agrandissement de la portée du contrat.
Les entretiens menés par l’AMP ont révélé qu’initialement, l’agrandissement devait être réalisé au début du projet afin de servir de zone tampon pour les travaux de réaménagement. Il a été souligné par une intervenante de la SQI que durant l’AOP, tout portait à croire qu’il était possible d’avoir le permis de construction. Toutefois, en raison d’enjeux liés à la conduite d’eau ayant retardé l’émission du permis de construction, l’agrandissement a été réalisé vers la fin du projet. Or, l’établissement d’un échéancier détaillé constitue une composante essentielle d’un besoin adéquatement défini. Le fait de ne pas avoir attendu l’obtention du permis de construction avant de lancer l’AOP a entraîné des modifications au contrat en cours d’exécution.
Le plomb et l’amiante
Lors du présent examen, l’AMP a constaté qu’aucun devis de décontamination du plomb n’avait été inclus aux documents d’AOP, tant pour les services professionnels que pour le contrat de l’EG, puisqu’aucune règlementation spécifique, ni procédure ou directive interne n’encadraient l’enjeu du plomb. Les études relatives à cette problématique n’ont pas été réalisées avant l’octroi du contrat à l’EG, et la présence de plomb n’a été identifiée qu’en cours de démolition.
La SQI indique suivre les recommandations du laboratoire, toutefois, selon les rapports disponibles, le plomb ne faisait pas partie du mandat confié aux divers laboratoires, seule la problématique de l’amiante ayant été couverte. Par ailleurs, l’AMP a constaté que l’analyse des risques faisait néanmoins état de la nécessité de vérifier la présence de contaminants, notamment le plomb, ce qui aurait permis de procéder à une estimation rigoureuse des coûts, composante essentielle à une évaluation des besoins adéquate et rigoureuse.
Il convient également de souligner que la SQI a omis de joindre le devis relatif à l’amiante au contrat de l’EG, situation que la SQI a reconnue comme étant une erreur.
L’estimation des coûts
Dans le cadre de son examen, l’AMP a constaté qu’aucune mise à jour de l’estimation des coûts n’avait été effectuée avant le lancement de l’AOP pour l’EG, or l’estimation des coûts permet entre autres de faciliter l’appréciation du prix des soumissions reçues, et constitue une composante essentielle d’une évaluation des besoins adéquate et rigoureuse. La mise à jour budgétaire est intervenue uniquement après la réception des prix soumis.
La SQI mentionne qu’il n’y a pas eu de mise à jour de l’estimation juste avant la publication puisque cette procédure n’était pas en vigueur au moment de publier l’AOP pour le projet du CTA. L’AMP prend note que la mise à jour des estimations avant le lancement des AOP en travaux de construction est une pratique qui a récemment été intégrée à leurs procédures.
L’AMP rappelle que l’évaluation des besoins est un exercice qui se doit d’être rigoureux, mais aussi préalable au lancement d’un processus. Bien que l’exécution d’un contrat pour la réalisation de travaux de construction puisse comporter une part d’imprévus, une bonne évaluation des besoins permet notamment aux organismes d’avoir toutes les données requises pour bien planifier son projet, notamment quant aux coûts, aux échéances et à l’ampleur du projet.
L’AMP réitère que, pendant l’exécution du contrat, les risques d’avenants, de dépassements de coûts et d’échéanciers non respectés sont grandement réduits lorsque le besoin a été bien défini. Malgré les explications fournies par la SQI, l’AMP estime que, au regard des éléments exposés dans la présente lettre, l’évaluation préalable des besoins réalisée par la SQI présentait des lacunes, entraînant ainsi des retards dans l’exécution des travaux et occasionnant des dépenses supplémentaires.
Lors d’entretiens menés par l’AMP, il a été souligné par une intervenante de la SQI que, dans leur rapport de clôture du projet du CTA, qui était en cours de rédaction, ils allaient suggérer, qu’à l’avenir, ils entérinent les besoins avec le client, qu’il y ait des engagements fermes avec ces derniers, et qu’ils « challengent » plus le client, ce qui va engendrer un changement de culture à la SQI. Ils vont également suggérer que le permis de construction concorde avec le lancement de l’AOP, et que des relevés sur le plomb et la silice soient dorénavant effectués.
L’AMP estime que la mise en place de ces dernières mesures par la SQI est à propos et elle s’attend que la SQI prendra en considération les constats susmentionnés dans le cadre de ses processus futurs.