L’examen mené par l'Autorité des marchés publics (AMP) portant sur les processus contractuels identifiés en objet est terminé.
Suivant la réception d’une communication de renseignements, l’AMP avait procédé à cet examen afin d’évaluer si Santé Québec et ses établissements respectaient le cadre normatif auquel ils étaient assujettis dans le cadre de contrats portant sur la gestion de la plateforme de recrutement externe « Talent Santé Québec » (TSQ). Plus spécifiquement, l’examen avait porté sur le mode d’octroi de gré à gré de ces contrats, leur durée annuelle, leur nature répétitive et le choix du contractant.
À la suite de l’examen réalisé, l’AMP fait certains constats.
Contexte de l’examen et consignes de Santé Québec à ses établissements
Il a été porté à l’attention de l’AMP qu’en mars 2025, Santé Québec a invité ses établissements à faire affaire avec un contractant en particulier pour leurs besoins en matière d’hébergement de plateformes informatisées de recrutement externe, et, pour ce faire, de conclure des contrats dont la durée était limitée à une année.
En effet, la majorité des établissements de Santé Québec retiennent les services d’entreprises privées afin de mettre en ligne des plateformes de recrutement externes facilement accessibles. Les offres d’emploi des établissements y sont affichées de sorte à permettre à d’éventuels candidats d’y postuler.
Une concurrence est bien établie dans ce secteur et, avant 2025, les différents établissements de Santé Québec faisaient affaire avec une variété d’entreprises pour répondre à leurs besoins.
Après sa création en 2024, Santé Québec a souhaité centraliser ce type de services afin qu’une plateforme unique soit utilisée par tous les établissements de Santé Québec. Pour ce faire, un appel d’offres devait être lancé dans l’objectif d’identifier un fournisseur qui contribuerait à la mise en place de cette plateforme centralisée de gestion du recrutement externe.
C’est dans ce contexte qu’en mars 2025, Santé Québec a acheminé une lettre à ses établissements les avisant de cette démarche imminente, et les invitant, dans l’intervalle, à conclure un contrat d’une durée limitée à une année avec l’entreprise Services Makila inc. (Makila) s’ils souhaitaient obtenir ce type de services. L’approche de gré à gré avec Makila se voulait transitoire. Cette entreprise offrait déjà ce type de services à deux ou trois établissements de Santé Québec et se retrouvait dans une situation particulière, puisqu’elle offrait l’hébergement d’une plateforme appartenant au réseau de la santé et des services sociaux (RSSS).
Effectivement, Makila offrait l’hébergement de la plateforme TSQ, initialement développée à l’interne par un établissement de Santé Québec, au cours des dernières années. Étant donné que la propriété intellectuelle de cette plateforme appartient au RSSS, les établissements de Santé Québec l’utilisant ne paient pas de droit de licences. En effet, ils ne paient que les frais de l’hébergement de la plateforme à Makila1, qui offre un hébergement en infonuagique de TSQ.
Conclusion de contrats avec Makila pour TSQ par plusieurs établissements de Santé Québec
Ainsi, à la suite de l’envoi de la lettre de mars 2025, un nombre important d’établissements de Santé Québec ont conclu un contrat annuel avec Makila afin qu’elle offre l’hébergement de la plateforme de recrutement externe TSQ. Le montant de ces contrats était légèrement en deçà du seuil à partir duquel l’appel d’offres public devient obligatoire.
Cependant, la démarche centralisatrice de Santé Québec a pris du retard et, en date d’avril 2026, aucun appel d’offres n’avait été publié. Ainsi, selon les informations obtenues par l’AMP, plusieurs établissements ont conclu un nouveau contrat d’un an avec Makila pour l’hébergement de TSQ.
Parallèlement, dans le cadre d’un second examen mené sur les contrats de Santé Québec issus du projet de Système d’information des finances, de l’approvisionnement et des ressources humaines (SIFARH), il a été porté à la connaissance de l’AMP que le développement du volet des ressources humaines de ce projet (volet SIRH) accusait un retard considérable. Or, il est de la compréhension de l’AMP que le projet de centralisation d’une plateforme de recrutement externe s’inscrivait dans le cadre du volet SIRH de ce projet. Autrement dit, une telle plateforme ne serait vraisemblablement pas développée et accessible à court terme pour les établissements de Santé Québec. La nécessité de conclure des contrats avec Makila, le contractant identifié par Santé Québec, tendait ainsi à se pérenniser dans le temps, à tout le moins pour plusieurs années.
Or, dans le cadre de son examen, l’AMP a dénoté plusieurs enjeux en lien avec les contrats de gré à gré conclus par les établissements de Santé Québec avec Makila pour l’hébergement de la plateforme TSQ.
Évaluation des besoins, choix du mode de gré à gré et portée du contrat
En effet, dans le cadre de son examen, l’AMP a constaté que :
- Santé Québec n’a pas évalué les besoins de ses établissements avant de les inviter à conclure un contrat avec Makila pour l’hébergement de TSQ, puisque Santé Québec elle-même ne concluait pas de contrat.
- De même, les établissements de Santé Québec n’ont pas eu tendance à évaluer leurs besoins avant de conclure leur contrat avec Makila, puisque le fournisseur était identifié par la société d’État.
Or, l’obligation d’évaluer ses besoins préalablement à tout processus contractuel est l’une des pierres angulaires de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP)2. Elle permet notamment d’identifier le véhicule contractuel approprié et de s’assurer que le coût payé pour un bien ou un service est adéquat.
De plus, l’AMP a remarqué que certains établissements de Santé Québec avaient conclu des contrats de trois ans avec Makila, à des montants dépassant le seuil à partir duquel l’appel d’offres public devient obligatoire, ce qui constitue un manquement au cadre normatif. Il semble que ces établissements auraient manqué de vigilance dans le contexte où le contractant était préalablement identifié par Santé Québec et puisque c’est le gabarit contractuel offert par le contractant qui a été utilisé, les termes du contrat ayant été déterminés par ce dernier.
Par ailleurs, l’AMP a constaté qu’en raison du retard dans le développement de l’approche nationale et centralisée, d’autres établissements de Santé Québec s’apprêtaient à renouveler annuellement, pendant possiblement plusieurs années, un contrat avec ce même contractant pour l’hébergement de la plateforme TSQ3.
Rencontre entre l’AMP et Santé Québec
C’est dans ce contexte qu’une rencontre a eu lieu entre l’AMP et Santé Québec pour discuter des enjeux que posaient les contrats de ces établissements sur le plan normatif et pour discuter des scénarios contractuels envisagés au cours des prochains mois.
Au terme de cette rencontre, Santé Québec a indiqué à l’AMP qu’elle corrigerait le tir auprès de ses établissements. Effectivement, en avril 2026, Santé Québec a transmis une nouvelle lettre à ces derniers afin d’établir des balises plus claires pour éviter que des contrats de gré à gré ne soient renouvelés annuellement avec le même contractant, lorsque le besoin en support contractuel est à long terme. De plus, Santé Québec y annonce qu’un appel d’offres national sera publié à très court terme afin d’identifier un contractant chargé du déploiement d’une version centralisée de TSQ pour l’ensemble du RSSS.
Conclusion
Ainsi, l’AMP met un terme au présent examen et prend acte des actions mises en place par Santé Québec visant à s’assurer qu’une procédure de mise en concurrence par voie d’appel d’offres public est privilégiée lorsque la nature des besoins contractuels et leur coût le requièrent.
- Il convient cependant de noter que dans le cadre de son examen, l’AMP n’a pas constaté que cette situation permettait aux établissements de Santé Québec faisant affaire avec cette entreprise de profiter d’économies par rapport aux services offerts par l’un ou l’autre de ses concurrents.
- RLRQ, chapitre C-65.1. Voir son article 2, paragraphe 4.
- Pour une revue plus exhaustive de l’obligation qui incombe aux organismes publics d’évaluer leurs besoins préalablement à la conclusion de leurs contrats et du principe général du recours à l’appel d’offres public, voir : Autorité des marchés publics,Recommandations formulées aux dirigeants du Centre de services scolaire des Phares concernant les processus d’attribution de contrats relatifs à des services d’entretien ménager, 2026-01, Québec, 2026.