L’examen mené par l'Autorité des marchés publics (AMP) portant sur le processus contractuel identifié en objet est terminé.
Suivant la réception d’une communication de renseignements, l’AMP a procédé à cet examen afin d’évaluer si le CIUSSS a respecté le cadre normatif auquel il était assujetti dans le cadre de l’adjudication de ce contrat. Plus spécifiquement, l’examen a porté sur la règle d’adjudication de ce contrat, conclu à la suite d’un appel d’offres public.
À la suite de l’examen réalisé, l’AMP fait certains constats.
Mise en contexte des faits
En novembre 2025, le CIUSSS a publié un appel d’offres pour obtenir des services en téléphonie et certaines licences de marque Cisco. Le contrat envisagé est d’une durée de trois ans et comporte deux années additionnelles en option, à la discrétion du CIUSSS.
Les documents d’appel d’offres prévoient que l'adjudication se fera sur la base du prix unitaire le plus bas. Plus spécifiquement, on indique au document Devis :
« Le SOUMISSIONNAIRE doit remplir le bordereau de prix en indiquant, pour chaque licence, le prix unitaire applicable. Les valeurs inscrites permettront de calculer un coût total indicatif, utilisé exclusivement à des fins comparatives pour déterminer l’offre présentant le prix le plus bas. »
Le bordereau de prix prend la forme d’un chiffrier Excel où le soumissionnaire doit indiquer différents prix unitaires pour chacun des services et licences demandés. Plus spécifiquement, cinq prix unitaires doivent être indiqués pour la durée initiale de trois années du contrat. Cinq prix unitaires supplémentaires doivent être indiqués pour la quatrième année optionnelle du contrat, et il en est de même pour la cinquième année, également optionnelle.
Autrement dit, au total, quinze prix unitaires doivent être inscrits par le soumissionnaire. Des formules mathématiques déjà paramétrées par le CIUSSS au chiffrier Excel font en sorte que chacun des quinze items est additionné en un « MONTANT TOTAL POUR FIN D’ADJUDICATION ».
Ainsi, au final, il est prévu que le contrat soit adjugé au soumissionnaire ayant présenté le prix total le plus bas après l’addition, d’une part, du prix des items aux trois premières années du contrat, et, d’autre part, du prix des items aux quatrième et cinquième années optionnelles du contrat.
À la clôture des soumissions, le CIUSSS reçoit quatre offres. Cependant, deux des soumissions présentent des prix fixés à 0 $ pour les licences et services offerts durant les deux années optionnelles du contrat. Les prix proposés par ces soumissionnaires pour la durée initiale de trois ans du contrat sont supérieurs à la moyenne des prix soumis par les autres soumissionnaires et supérieurs aux estimations du CIUSSS, vraisemblablement pour compenser le fait que les deux dernières années optionnelles seront sans frais. Toutefois, ces deux soumissions sont, en fonction du mode d’adjudication prévu aux documents d’appel d’offres, les deux plus basses soumissions reçues par le CIUSSS.
Cependant, au terme de son analyse des soumissions, le CIUSSS adjugera le contrat au prochain soumissionnaire, soit le troisième plus bas soumissionnaire. En effet, le CIUSSS indiquera aux deux soumissionnaires ayant soumis des prix unitaires fixés à 0 $ pour les années optionnelles que :
« Conformément à la règle d’adjudication prévue, l’évaluation du prix applicable à la période ferme de trente-six (36) mois ne plaçait pas votre offre au rang du plus bas prix admissible. »
Or, comme mentionné, les documents d’appel d’offres prévoyaient une adjudication sur la base du coût total du contrat en incluant ses deux années optionnelles, c’est-à-dire sur une durée de 60 mois (36 mois fermes plus 24 mois en option, à l’unique discrétion du CIUSSS).
Observations du CIUSSS
Dans le cadre de son examen, l’AMP a questionné le CIUSSS, car il semblait transparaître de l’enquête que le CIUSSS avait modifié en cours de route le mode d’adjudication de cet appel d’offres.
Des représentants du CIUSSS ont indiqué à l’AMP avoir été d’avis que les deux soumissions présentant des prix fixés à 0 $ pour les années optionnelles à la discrétion du CIUSSS étaient conditionnelles ou restrictives, et devaient ainsi être rejetées1.
En effet, selon le CIUSSS, en fonction des paramètres financiers de la soumission de chacun de ces deux soumissionnaires, les deux années optionnelles ne sont pas véritablement gratuites. Les coûts des années optionnelles quatre et cinq sont plutôt basculés vers les trois premières années du contrat.
Ce faisant, de l’avis du CIUSSS, s’il retenait l’une ou l’autre de ces soumissions, il se verrait forcé de payer le contrat d’une durée maximale de cinq ans au cours de ses trois premières années. De plus, il perdrait le privilège de décider unilatéralement de se prévaloir ou non de ces années optionnelles, tel que les documents d’appel d’offres le prévoient, puisque leur coût serait déjà acquitté. En d’autres termes, le contrat en serait transformé : il ne s’agirait plus d’un contrat de trois ans pour lequel le CIUSSS peut, à son unique discrétion, décider de le prolonger pour deux années additionnelles. Il s’agirait d’un contrat dont la durée est ferme, sur cinq années.
Or, une soumission doit correspondre aux paramètres énoncés dans les documents d’appel d’offres. À défaut, elle ne pourra être jugée conforme. Les règles du jeu ne sont plus les mêmes pour tous les concurrents potentiels si, dans le cadre d’un appel à la concurrence, certains d’entre eux modifient via leur soumission les paramètres du contrat quant à sa durée2.
Transparence dans les processus contractuels
Toutefois, si le CIUSSS a bel et bien jugé que les deux soumissions étaient non conformes, force est de constater qu’il n’a pas été transparent dans ses échanges avec les deux entreprises lorsqu’il les a individuellement informées qu’elles ne remportaient pas l’appel d’offres.
En effet, tel que mentionné à la section « Mise en contexte des faits », le CIUSSS a acheminé un courriel à chacun de ces soumissionnaires dans lequel il leur indiquait qu’il avait déterminé le plus bas soumissionnaire uniquement en fonction des prix soumis aux trois premières années du contrat.
Cependant, ce n’est pas ce que les documents d’appel d’offres prévoyaient. Comme mentionné, les documents d’appel d’offres prévoyaient que le montant total pour les fins de l’adjudication incluait également les prix soumis aux quatrième et cinquième années optionnelles du contrat.
Les résultats d’ouverture publiés sur le Système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec (SEAO) incluent d’ailleurs effectivement les montants soumis par chacun des quatre soumissionnaires pour les potentielles cinq années du contrat.
S’il souhaitait rejeter certaines soumissions, les ayant jugées non-conformes, le CIUSSS devait en aviser ces soumissionnaires, de manière claire et non équivoque, selon les modalités prévues à la règlementation de la Loi sur les contrats des organismes publics3. En tout état de cause, le CIUSSS ne pouvait déroger à la règle d’adjudication de l’appel d’offres lors de son adjudication et, de l’avis de l’AMP, les communications acheminées à ces deux soumissionnaires sont erronées.
Conclusion
C’est dans ce contexte que l’AMP invite le CIUSSS à faire preuve de vigilance dans le cadre de ses futurs processus contractuels, notamment à l’étape de l’analyse de la conformité des soumissions et des échanges qui s’ensuivront avec les soumissionnaires à ce sujet.
- L’article 1.13.04 du document Régie des documents d’appel d’offres prévoyait effectivement qu’une soumission conditionnelle ou restrictive pouvait être rejetée, tel que le prévoit le Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l'information (RCTI), RLRQ, chapitre C-65.1, r. 5.1.
- Par ailleurs, dans le cadre de l’examen, le CIUSSS a rapporté à l’AMP avoir discuté avec le manufacturier Cisco. Celui-ci aurait expliqué au CIUSSS qu’il peut offrir des prix plus avantageux aux entreprises distribuant ses produits lorsque la durée des contrats envisagée est plus longue.
- RLRQ, chapitre C-65.1. Voir plus spécifiquement l’article 26 du RCTI.