Par la présente, nous vous avisons qu’à la suite de l'examen d'un processus d'octroi en vertu des articles 29 alinéa 1(5.1) et 31 (2) de la Loi sur l’Autorité des marchés publics (RLRQ, c. A-33.2.1), l’Autorité des marchés publics (AMP) :
ORDONNE à la PDG par intérim de la SAAQ de faire réaliser un audit en temps réel, par les vérificateurs internes de la SAAQ, du contrat-cadre et des contrats connexes découlant des appels d’offres publics identifiés au SEAO sous les numéros de référence 891193, 905305, 928582, 1802922 et 20003263, et d’informer l’AMP des résultats de cet exercice tous les six mois jusqu’à la fin des contrats.
ORDONNE à la PDG par intérim de la SAAQ d’aviser l’AMP des orientations que la SAAQ désire prendre concernant les livraisons qui n’ont pas été effectuées et qui étaient prévues au contrat-cadre découlant des appels d’offres publics identifiés au SEAO sous les numéros de référence 891193, 905305 et 928582. La SAAQ devra de plus réaliser des suivis auprès de l’AMP et mettre en place des mesures afin que la Direction de la gestion et de la conformité contractuelles soit pleinement impliquée dans le processus.
ORDONNE à la PDG par intérim de la SAAQ de réaliser un autodiagnostic de la gestion contractuelle de la SAAQ afin d’évaluer la conformité de ses pratiques, d’identifier les améliorations nécessaires et de s’assurer que les processus en place et la documentation interne répondent adéquatement aux exigences du cadre normatif, au regard du contrat-cadre et des contrats connexes, découlant des appels d’offres publics identifiés au SEAO sous les numéros de référence 891193, 905305, 928582, 1802922 et 20003263. Cet autodiagnostic vise entre autres à renforcer la rigueur, la transparence et l’efficacité de l’ensemble du processus contractuel, et devra être remis à l’AMP.
ORDONNE à la PDG par intérim de la SAAQ de procéder à la destruction des enregistrements des séances du Comité de sélection qui ont été effectués pour l’adjudication du contrat-cadre découlant des appels d’offres publics identifiés au SEAO sous les numéros de référence 891193, 905305 et 928582, et d’aviser l’AMP lorsque ce sera fait.
RECOMMANDE à la PDG par intérim de la SAAQ de bonifier et d’uniformiser la documentation interne de la SAAQ afin que les directions générales utilisatrices soient outillées adéquatement pour consigner l’ensemble des informations au soutien des décisions prises au cours des différentes étapes du processus contractuel, de l’évaluation des besoins à la reddition de comptes, ce qui contribuera à la pérennité et à la disponibilité de l’information.
RECOMMANDE à la PDG par intérim de la SAAQ de sensibiliser le personnel à l’obtention des autorisations nécessaires lorsque la SAAQ désire appliquer des règles autres que celles prévues par le cadre normatif, et ce, afin de s’assurer de l’intégrité du processus d’adjudication.
RECOMMANDE à la PDG par intérim de la SAAQ de véhiculer clairement au sein de la SAAQ l’importance du rôle et des responsabilités du RARC, afin de s’assurer d’une compréhension commune de cette fonction, et ce, dans le but de renforcer le positionnement du RARC comme acteur incontournable des activités de gestion contractuelle.
RECOMMANDE à la PDG par intérim de la SAAQ de s’assurer que le RARC dispose des ressources nécessaires pour exercer pleinement son mandat, notamment au regard de la formation du personnel œuvrant en gestion contractuelle, afin de sensibiliser ces personnes à l’importance du respect des grands principes des marchés publics.
REQUIERT de la SAAQ de lui soumettre par écrit, dans un délai de 60 jours, un plan d’action identifiant :
- Les mesures prises pour donner suite à ces ordonnances et recommandations ainsi que les échéances prévues pour leur mise en œuvre.
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Les explications permettant d’établir que ces mesures, sur les plans qualitatif ou quantitatif, répondent aux ordonnances et recommandations.