L’Autorité des marchés publics (AMP) formule des recommandations au Centre de services scolaire du Fleuve-et-des-Lacs (CSSFL) à la suite de l’examen d’un contrat pour des services de recrutement d’élèves et de soutien pédagogique. Les manquements constatés concernent le respect des exigences applicables en matière d’autorisation de contracter et le respect du principe du traitement intègre et équitable des concurrents.
Contrat accordé à une entreprise inadmissible
L’appel d’offres visait un contrat de 18 mois assorti de deux options de renouvellement d’un an. Le contrat a été adjugé pour 849 000 $, mais les dépenses totales anticipées, incluant les deux renouvellements prévus, étaient estimées à 2,5 M$.
Comme la valeur totale dépassait le seuil gouvernemental de 1 M$, l’entreprise retenue devait obligatoirement détenir une autorisation de contracter au moment de déposer sa soumission, ce qui n’était pas le cas. Le CSSFL aurait donc dû déclarer le soumissionnaire inadmissible.
Modification de la durée du contrat
L’examen a aussi révélé que le CSSFL a adjugé le contrat pour une durée de 18 mois, sans intégrer les deux années d’option prévues aux documents d’appel d’offres, réduisant ainsi la durée totale annoncée. Or, les conditions inscrites dans les documents d’appel d’offres servent de base aux soumissionnaires pour établir leurs prix, évaluer les risques et la rentabilité du contrat, et décider s’ils participent ou non à l’appel d’offres. En modifiant les conditions après l’ouverture des soumissions, le CSSFL a contrevenu au principe du traitement intègre et équitable des concurrents.
Considérations additionnelles
Par ailleurs, la vérification a montré des lacunes dans l’analyse de l’admissibilité et de la conformité des soumissions. Le CSSFL a ainsi rejeté une soumission en invoquant des motifs qui ne découlaient pas clairement des exigences énoncées dans les documents d’appel d’offres. L’AMP rappelle qu’un organisme public ne peut écarter une soumission sur la base d’exigences qui ne sont pas clairement définies au préalable. Les critères doivent être précis et transparents afin de permettre aux entreprises de préparer une offre adéquate.
Enfin, le CSSFL n’avait pas de lignes internes de conduite en matière de gestion contractuelle au moment de la publication de l’appel d’offres, et ce, bien qu’il en ait l’obligation depuis dix ans. De plus, le personnel responsable du processus d’appel d’offres ne disposait pas d’une formation adéquate ni d’un accompagnement suffisant quant aux exigences du cadre normatif applicable.
Dans ce contexte, la personne responsable de l’application des règles contractuelles (RARC) n’a pas pleinement exercé les responsabilités qui lui incombent, pourtant essentielles au maintien de l’intégrité des processus contractuels et au respect des obligations imposées aux donneurs d’ouvrage publics.
Recommandations
Pour corriger les manquements observés et renforcer la gestion contractuelle de l’organisme, l’AMP recommande au conseil d’administration du CSSFL :
- De requérir l’accompagnement nécessaire pour procéder à un autodiagnostic de sa gestion contractuelle et poursuivre les démarches d’amélioration qu’il a entreprises.
- D’assurer la formation et l’actualisation des connaissances du RARC ainsi que du personnel œuvrant en gestion contractuelle, en particulier quant à l’autorisation de contracter, l’analyse des soumissions et les principes applicables aux contrats publics.
- De diffuser de l’information sur le rôle et les responsabilités du RARC afin de s’assurer d’une compréhension commune de cette fonction et de renforcer le positionnement de cette personne au cœur des activités de gestion contractuelle du CSSFL.
La décision intégrale peut être consultée sur le site amp.quebec.
À propos de l’Autorité des marchés publics
L’AMP est une instance neutre et indépendante qui a pour mission de surveiller les marchés publics. Elle veille à ce que les organismes publics et municipaux respectent les règles encadrant l’octroi et l’exécution des contrats publics, et s’assure que les entreprises qui obtiennent ces contrats satisfont aux exigences élevées d’intégrité auxquelles le public est en droit de s’attendre. Objectif : la saine gestion des fonds publics.
-30-
Pour information :
Karine Primard
Direction des affaires publiques et des communications
Autorité des marchés publics
581 888-7486